1. Importamos en base contable Interinos con idea de no tocar esos datos en adelante, protegiendo así el estado de los datos que nos dio el cliente.
2. Indicamos que la base contable de Materialidad tome los datos de Interinos. La idea es que los usaremos para la planificación inicial.
3. Para empezar a trabajar vamos a importar también esos mismos datos en la base contable Derecho Mercantil. En consecuencia, si detectamos un motivo para realizar una contabilización (ajuste, reclasificación, o bien, mientras revisamos los datos y no estamos propiamente “auditando”, una corrección contable por un error que se haya detectado la haremos de modo que afecte sólo a esa base contable.
   

Día 3/10/2xxx

1. Al hacer la primera comprobación vemos que los datos que nos dieron no son los correctos a la fecha indicada. El cliente nos vuelve a enviar el fichero de sumas y saldos a 30/09.
2. Volvemos a importar en las bases que usamos la primera vez: Derecho Mercantil e Interinos, con copia de esta última para Materialidad.
3. Como no habíamos hecho ninguna contabilización aún, no nos preocupa si se actualizan o no. No obstante, a la pregunta:
   

1. Responderemos con la cuarta opción (Sobrescribe las bases contables seleccionadas y las contabilizaciones previas se eliminan): queremos cambiar los datos de las bases que hemos indicado, y si hubiera asientos queremos que se borren. No es el caso, pero por si acaso.
2. Procedemos a preparar la planificación inicial y algunas pruebas preliminares.
3. Al hacer, por ejemplo, un ajuste indicaremos que afecte sólo a los saldos de la base contable Derecho Mercantil:
   

1. Así, los datos en Materialidad e Interinos, no se modificarán. Y en la base contable Derecho Mercantil tendremos los saldos auditados.
2. Manteniendo la marca [x] El asiento condiciona el error detectado, el valor del asiento se computará como error detectado allí donde es evaluado: por ejemplo, en el área de auditoría, en la cobertura de área, en el control de la materialidad.

Día 15/10/2xxx: Tras unos días trabajando y comprobando un nivel de “errores” no significativos pero sistemáticos, decidimos enviar al cliente una relación de ellos para que los corrija y nos devuelva la información contable correcta para que volvamos a importarla. 

1. Los “errores” no son significativos y no nos afectan ni a la materialidad (y la planificación consecuente) ni a la calidad de los datos interinos iniciales.
2. En consecuencia, queremos importar los datos sólo en la base contable Derecho Mercantil.
3. Como suponemos que el cliente ha corregido los errores que le hemos indicado y nos da los datos contables actualizados con esas correcciones, no necesitamos ya los asientos que hemos hecho previamente. Podemos optar por dos alternativas:
1. Confiamos en el cliente y borraremos todos los ajustes al hacer la importación. En todo caso, como no vamos a cambiar los datos de la base contable Interinos, una vez hecha la importación podemos hacer una comparación de bases (Interinos contra Derecho Mercantil) para asegurarnos de los cambios.
2. No confiamos en que el cliente haya hecho lo que le hemos indicado, así que mantendremos los asientos para disponer de esa información (el detalle de los errores que encontramos) pero a fin de que los asientos no afecten a los saldos los dejaremos en la “papelera” para poder recuperarlos si es necesario, sin necesidad de volver a introducirlos.
   

1. En la imagen superior vemos las opciones para eliminación de asientos con destino a la papelera. La opción de restablecerlos desde la papelera o bien eliminarlos definitivamente (yo no se podrán recuperar por ningún medio; salvo que antes hayamos creado un “lote de asientos” para copiarlos fuera del programa). 
2. Tras importar indicando sólo base contable Derecho Mercantil y que queremos borrar los asientos, hacemos una comprobación comparando la base contable Interinos con el nuevo contenido de Derecho Mercantil.
   

1. Como resultado obtendremos: 
   

1. La comparación de bases nos permite comprobar en todo momento las diferencias entre dos bases cualesquiera de las utilizadas en el encargo. 
2. Continuamos trabajando en la fase interina, y quedamos a la espera de la recepción de datos finales preliminares para completar el grueso del trabajo de auditoría. 
3. Durante este periodo se ha detectado algún error no significativo que una vez discutido con el cliente ha sido resuelto en la contabilidad y los datos contables que nos entregue a final de año ya incorporarán las correcciones. 
   

Día 31/12/2xxx: Estamos en disposición de recibir los datos finales preliminares. 

1. Como precaución hacemos una copia del trabajo preliminar hasta la fecha. Para ello copiamos la base contable Derecho Mercantil (saldos auditados) en otra para guardarla y poder restablecerla si fuese necesario. Elegimos Campo libre 1 a la que cambiaremos el nombre por Fase interina.
   

1. Inicialmente haremos la importación de los datos finales preliminares en la base contable Finales. Eso mantendrá sin cambios las bases Materialidad, Interinos y Derecho mercantil.
2. Como se hizo en su momento, pero ahora usando la base contable Finales, aplicaremos la revisión analítica (Risk Miner, Risk Portfolio, Ratios, etc…) para comprobar si el comportamiento y proporciones de las masas, áreas y criterios de materialidad, nos permiten mantener la planificación inicial o no.
3. Asimismo consideraremos la calidad de los datos finales recibidos y la estimación de errores que podemos esperar aún; o bien que la información está suficientemente revisada como para no esperar ya más errores y proceder a la finalización de la auditoría.
4. En base contable a los puntos 3 y 4 previos, repetiremos la importación de datos finales indicando la base contable Finales y que esta es la que ahora queremos que sustituya los datos de la base contable Materialidad para re-planificar. Asimismo, si esperamos aún errores usaremos la base contable Derecho Mercantil para hacer sobre ella el trabajo restante y mantener la base contable Finales con los datos tal y como nos los proporcionó el cliente.
   

1. En el siguiente paso, indicaremos que no queremos mantener los asientos que pudiera haber en las bases seleccionadas (la que tiene es Derecho Mercantil, pero ya hemos hecho una copia salvaguardando sus datos en Fase interina) y seleccionamos la cuarta opción de la lista:
   

Día 10/01/2xxx+1

1. El cliente nos informa de que ha hecho unas últimas correcciones en la contabilidad y nos entrega los nuevos saldos finales. 
2. Al momento habíamos re-planificado pero no se habían presentado errores de ningún tipo, así que procedemos a importar; pero sólo en la base contable Derecho Mercantil para no afectar ni a Finales ni a Materialidad, que tiene los datos finales preliminares. 
3. Tras importar, y como ya hemos visto en puntos anteriores, podemos usar la comparación de bases y las funciones de revisión analítica para comprobar que realmente los nuevos datos no suponen un cambio significativo como para replantear nuevamente la planificación y la materialidad. 
4. Si así fuese, ya sabemos que podemos volver a importar indicando que se modifiquen los datos de la base contable Materialidad para proceder a reajustar la planificación y lo que de ella se derive. 
   

Día 15/01/2xxx+1

1. Durante la fase final de la auditoría hemos detectado un error significativo que hemos procedido a registrar mediante un ajuste. Al identificarlo lo marcamos como error que debe afectar al control del error detectado. Estamos trabajando sobre la base contable Derecho Mercantil.  Notificamos el error al cliente y este lo admite y corrige en su contabilidad, pero por la razón que sea, ya no le es posible remitirnos de nuevo los datos finales para su importación. 
   

1. Frente a esta situación, procederemos del siguiente modo: 
1. Nos interesa mantener activo el ajuste para que se refleje en los saldos finales que tenemos en la base contable de trabajo Derecho Mercantil. Como el cliente no nos va a dar más datos de este año, marcamos que el asiento es recurrente para que esté activo al hacer la toma anual para el nuevo ejercicio.
2. Sin embargo, el error ha sido reconocido y actualizado en la contabilidad del cliente, por lo que nos interesa que aún estando activo no sea computado como error detectado en las funciones de control de DATEV Audit. Marcamos pues [x] El cliente ha corregido el error.

Día 30/01/2xxx+1

1. Supongamos que en este punto ya hemos terminado la auditoría sin que se hayan detectado más incorrecciones en lo que se refiere a datos contables. Como último ejemplo del juego que podemos mantener con las bases contables, podemos añadir que ahora, en este momento, los saldos de la base contable Finales y los de la base contable Derecho Mercantil tienen algunas diferencias. 
1. 10/01/2xxx+1: Las últimas correcciones que hizo el cliente en su contabilidad y no quisimos actualizar en Finales por no afectar a la base contable Materialidad (pero sí importamos en Derecho Mercantil para seguir la auditoría).
2. 15/01/2xxx+1: El ajuste que hicimos en Derecho Mercantil, que aunque ya no es un error sí queremos que figure activado para que indique los saldos correctos de las cuentas afectadas por él.
2. Sabemos que existen esas diferencias, pero… ¿lo recordaremos en la próxima auditoría? Si queremos igualar ambas bases sin afectar a la base contable de Materialidad por lo que respecta a la planificación y la distribución de la materialidad, procederemos de este modo: 
1. Eliminamos los contenidos de la base contable Finales.
   

 

1. Inmediatamente, desde la misma opción, copiamos la base contable Derecho Mercantil con ajustes sobre la base contable Finales, que acabamos de dejar “libre” en el paso anterior.