Importar balance por períodos
Cuando se trabaja por períodos, por ejemplo por meses, TODAS las bases contables deben ser tratadas bajo la misma consideración (como así también los ejercicios anteriores).
Esto significa que no se puede importar en la base contable INTERINOS saldos finales a una fecha determinada y en la base contable DERECHO MERCANTIL sucesivamente saldos parciales mes a mes, y en la base contable FINALES el saldo final del ejercicio.
- En su defecto, se aplicará un “truco” para hacerlo: si en la base contable INTERINOS se quiere poner los saldos finales del ejercicio anterior, por ejemplo, para usarlos con criterios de materialidad, se puede guardar la información en el “Periodo 1”.
- En la base contable DERECHO MERCANTIL se irá importando sucesivamente los saldos parciales de cada mes a medida que se va disponiendo de ellos en los correspondientes periodos, 1, 2, 3, … hasta 12.
- Por último, en la base contable FINALES se puede importar los saldos acumulados a fin de ejercicio en el “Periodo 12”.
Se considera una importación de datos por meses donde el cliente ya ha proporcionado los datos de saldo de apertura y saldos parciales del mes de enero.
Se seguirán los pasos del proceso general de importación, iniciando por:
En la primera etapa se deberá seleccionar la base contable DERECHO MERCANTIL.
Una vez en la Etapa 6 del asistente de importación: se seleccionarán las columnas del siguiente modo:
En una primera importación por periodos (mes, trimestre, …) siempre poner datos en la columna del periodo MM1 (aunque sean ceros) para que DATEV Audit reserve el espacio necesario para tratar posteriormente el resto de meses, trimestres, etc…
Una vez identificadas las columnas, el resto del proceso será análogo al general.
En este punto los datos ya se han guardado en la base de datos y pasaríamos a la asignación del esquema estructural y el tratamiento posterior.
Períodos adicionales
Tras una primera importación con apertura (opcional) y primer saldo para la columna MM1 (mes 1 si hacemos importación mensual, trimestre 1 si hacemos importación trimestral, etc…), las importaciones de los demás periodos se harán seleccionando la quinta opción de las que brinda DATEV Audit al reconocer que para ese cliente y ese año ya existen datos y que se denomina: "Actualizar los períodos seleccionados = Los movimientos (por ejemplo asientos) permanecen en la base contable seleccionada. Los períodos seleccionados y las bases contables se sobreescribirán con los nuevos datos contables"
Luego la importación se basará, seguramente, en un formato con al menos los siguientes datos:
- Numero de cuenta
- Denominación
- Saldo parcial del periodo que vamos a importar (en ejemplo MM02, febrero)
Recordemos que el saldo acumulado lo calculará el programa, así pues, tras importar los saldos parciales del mes de mayo en una importación mensual, periodo MM05, el saldo de una cuenta se calcularía de este modo:
Saldo actual = Saldo apertura + MM01 + MM02 + MM03 + MM04 + MM05
De lo cual se sigue, que si importamos saldos acumulados hasta el periodo, el saldo de auditoría se irá duplicando, triplicando, etc.
Ejemplo trimestral:
Si tratamos datos por trimestres, sería lógico y preferible, si no tenemos los datos parciales de cada mes sino que importamos el saldo parcial acumulado del trimestre (abril+mayo+junio) poner el dato importado en el primer mes del trimestre (así el saldo del primer trimestre en MM01, el del segundo en MM04, el del tercero en MM07 y el cuarto trimestre en MM10).
El resto del proceso seguirá los pasos de la importación general.
En este punto los datos ya se han guardado en la base de datos y pasaríamos a la asignación del esquema estructural y el tratamiento posterior.
Importante
Una vez que la información contable fue capturada en la base de datos por períodos, desde las propiedades de documento podremos acotar la información a determinado corte según las necesidades del auditor: https://soporte.sinfopac.com/portal/kb/articles/acotar-periodo-balance-intermedio
CASOS PRÁCTICOS:
Escenarios mas comunes que se presentan entre los usuarios de DATEV Audit en el mundo.
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