Proceso de captura de datos
La importación de balances de comprobación en DATEV Audit consiste en incorporar a la base de datos los saldos de las cuentas que serán auditadas. Dichos saldos pueden ser totales de un periodo concreto (interinos, preliminares, finales) o bien parciales (mes, trimestre, semestre), incluyendo o presentando por separado el saldo de apertura anual.
El fichero (generalmente Excel, aunque puede tener otros formatos: txt, csv, etc.) puede contener diversos datos presentados en columnas (casos más complejos pueden presentar los datos en diversas líneas del fichero, en tales circunstancias consulte con nuestro soporte on-line).
Si no dispone de un fichero con los saldos y quiere utilizar un diario contable para obtener los saldos, recomendamos la lectura del siguiente artículo:
Importar balance desde el diario contable.
A continuación, se presentan unos ejemplos de casos típicos:
Ejemplo 1 (formato mínimo necesario)
Al menos será necesario indicar código o número de cuenta y su denominación, además del saldo a la fecha de captura que hayamos elegido (por ejemplo, pueden ser unos datos interinos a septiembre, o unos datos finales preliminares a diciembre o bien los datos finales definitivos).
También en importaciones mensuales o trimestrales, la columna de saldo puede ser el saldo parcial (no el acumulado) de ese periodo. Por ejemplo, el saldo parcial de enero, el de febrero y así sucesivamente.
Lo dicho en este ejemplo es aplicable a todos los que siguen, por lo que sólo nos centraremos en las diferencias.
Ejemplo 2
Los valores de saldo o movimiento pueden venir en una sola columna, donde el signo – actuará como discriminante entre debe/haber o, como en este ejemplo, en columnas separadas (en tal caso, los valores de haber no llevarán signo -).
Ejemplo 3
Si además del saldo final, podemos disponer del de apertura y el movimiento acumulado anual (también veremos que puede ser mensual), las información de la que disponemos es más detallada y nos permitirá hacer interpretaciones más analíticas.
Por ejemplo, si sólo importamos saldos finales del año 2012 y 2013, no podremos obtener información para el “Estado de Flujos del Efectivo”, ya que nos faltará el “movimiento” para ciertas cuentas y partidas.
Cuando disponemos de ese detalle, nunca se importa el Saldo Final, eso lo hace automáticamente el programa.
Ejemplo 4
En este ejemplo, tenemos una hoja con datos para dos ejercicios. Eso nos permitirá hacer dos importaciones de datos consecutivas: la del 2013, donde sólo usaremos la columna de saldo final (“Saldo anterior 2013”); y la importación del 2014, donde podremos especificar la apertura y el movimiento anual debe/haber.
Ejemplo 5
En este caso vemos el primer fichero de una importación MENSUAL, donde figuran las columnas de Apertura y movimiento D/H de enero. En sucesivos ficheros para febrero, marzo, etc… sólo necesitaríamos el movimiento D/H del mes. El programa irá calculado el saldo acumulado a medida que se van incorporando más periodos.
Para el caso de una importación TRIMESTRAL podríamos optar por importar los datos parciales del trimestre en los periodos 1, 4, 7 y 10, correspondientes al primer mes de cada trimestre si los datos están acumulados.
Importante en importaciones por PERIODO (mes, trimestre, semestre): Junto con el saldo de apertura debe importarse el valor del primer periodo (campo MM=1) ya sea un mes (enero) o el valor acumulado del primer trimestre (enero, febrero y marzo).
Para importar periodos adicionales: un mes específico, un trimestre, etc. Datev Audit, reconocerá que hay información previa y nos dará diferentes opciones. Usaremos la opción 5 de la ventana de Opciones al importar datos de un ejercicio del que ya se había importado información previamente
En la imagen previa vemos un ejemplo de otro fichero donde tenemos el detalle mensual de saldos para hacer una captura por periodos de todo el año.
CASOS PRÁCTICOS:
Escenarios mas comunes que se presentan entre los usuarios de DATEV Audit en el mundo.
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