Base contable
Una base contable es una copia o contenedor de los datos contables del cliente importados en DATEV Audit en un momento determinado:
Por ejemplo:
Interinos > Se pueden guardar datos contables a fecha 30/septiembre
Finales > Se pueden guardar datos contables a fecha 31/diciembre
Una base contable tiene dos componentes que sumados, nos dan el saldo final o auditado:
- Saldos importados inicialmente
- Contabilizaciones registradas durante el trabajo de auditoría
Una base contable pertenece a un ejercicio determinado. Por lo tanto, si se quiere hacer comparativas interanuales con una base contable deberá existir en cada año.
Por ejemplo:
Comparar los saldos de la base “Interinos” en 2013 con la base “Interinos” en 2014
Cada base contable se identifica con un nombre o “etiqueta”, que es meramente referencial: el usuario decide qué datos pone en una base contable.
El auditor puede importar realmente los datos interinos a una fecha y dejarlos en la base “Interinos”; o bien, si no dispone de tales datos, puede importar los datos finales del ejercicio anterior a efectos de planificación como “Interinos”: es el auditor quien decide qué datos pone en una base contable.
Cuanto más se ajusten los datos importados a la “etiqueta” de la base contable usada, más fácil será seguir y controlar el trabajo.
Existe la posibilidad de usar diversas bases contables, ya que en el trabajo de auditoría hay necesidad de disponer de los datos en diversos “momentos”. Ello no implica que se deban usar todas las bases, sino sólo las necesarias para el trabajo.
Las bases más habituales e importantes para el trabajo en DATEV Audit son:
Derecho mercantil
Es la base “por defecto”. Quiere ello decir que siempre que el auditor no especifica una base concreta en una función o elemento de cálculo, el programa toma la base “Derecho mercantil”.
Es la base sobre la que se desarrolla el grueso del trabajo de auditoría —en ella se hacen las contabilizaciones— entre los datos “Interinos” (cuando los hay) y los “Finales”.
Interinos
Cuando el auditor trabaja con esta “fase”, aquí se importan los datos a fecha interina (p.e. 30/09/2014).
Simultáneamente se copian también los datos interinos en la base “Derecho mercantil”: de ese modo, los datos interinos no se modificarán y las contabilizaciones como consecuencia del trabajo de auditoría se registrarán en “Derecho mercantil” (saldos auditados).
Finales
Se importan en esta los datos finales del ejercicio.
Si no hay fase interina, se copian también en la base “Derecho mercantil”. De ese modo “Finales” mantiene los datos originales del cliente y en “Derecho mercantil” se registran las contabilizaciones resultantes de la auditoría.
Si hay fase interina, el trabajo de auditoría ha ido afectando a la base “Derecho mercantil”. Tras discutir con el cliente las posibles contabilizaciones al auditor la interesa contrastar los datos “Finales” con sus datos en “Derecho mercantil” para comprobar si existen diferencias y actuar en consecuencia.
Materialidad
Esta base es interna del programa y está protegida. Se usa para cálculos de planificación relacionados con la materialidad, error tolerable, etc…
Esta base no cambia y no se le pueden hacer contabilizaciones, obviamente. Si no, la planificación estaría cambiando continuamente.
El auditor decide qué datos quiere usar para la base “Materialidad” al importar. Por ejemplo, al importar datos interinos en las bases “Interinos” y “Derecho mercantil” para un encargo inicial, el auditor decide que esos datos sean también puestos en la base de “Materialidad”.
Para cambiar los datos de la base “Materialidad” es necesario hacer una nueva importación. Por ejemplo, tras disponer de los datos finales el auditor comprueba que presentan diferencias significativas con los interinos que usó en la planificación y debe re-planificar con los nuevos datos: al importar indicará que quiere actualizar la base “Materialidad” con los datos que ahora importa en la base “Finales”.
Luego existen otras bases contables tales como:
- Derecho fiscal
- NIC/NIIF
- Consolidado
- Posición económica
- Flujos de efectivo
- Revisión fiscal
- Campo libre 1
- permite ser renombrada
- Campo libre 2
- permite ser renombrada
- Planificación
- Grupo
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